Tips Memilih Printer Kantor (Bagian 3)

Seberapa Tinggi Kecepatan Mencetak yang Anda Butuhkan
Ketika anda mengantisipasi volume cetak, hal tersebut secara tidak langsung berkaitan dengan seberapa cepat kecepatan mesin tersebut dan seberapa kuat pemrosesan data yang dimiliki oleh sebuah printer.

Disarankan agar anda memilih printer terbaik yang memiliki spesifikasi kecepatan cetak yang baik, mungkin printer dengan spesifikasi ini tidak merefleksikan penggunaan anda. tetapi, printer yang memiliki kecepatan cetak yang baik mampu memberikan beberapa tanda mengenai tugas yang harus dicapai sebuah printer. Sebuah printer dengan kecepatan cetak dibawah 20 halaman/menit mungkin terlalu lama untuk ukuran printer kantor, dikarenakan kisaran kecepatan 20 ppm hingga 40 ppm merupakan kecepatan cetak yang standart untuk perkantoran. Dan kecepatan cetak diatas 40 ppm adalah kecepatan cetak printer untuk kantor yang membutuhkan volume cetak yang sangat tinggi.

Printer yang bergantung pada sebuah laptop atau desktop komputer umumnya tidak memiliki pengolahan gambar yang bagus. Malahan, mereka bergantung kepada komputer tersebut untuk menangani pekerjaan pengolahan itu. Untuk beberapa printer yang memiliki processornya sendiri, semakin tinggi megahertz (MHz), maka akan semakin cepat printer tersebut dapat memproses, mengolah dan mencetak suatu dokumen.

Ukuran dan banyaknya pekerjaan yang anda bebankan pada printer mampu mengindikasikan seberapa besar memori yang dimiliki oleh printer tersebut. Untuk printer kantor biasanya menggunakan memori sebesar 64 MB hingga 256 MB. Model printer yang lebih bagus memiliki slot tambahan untuk memori mesin cetak tersebut.

Pemilihan paper-handling

Dalam memilih printer kantor yang baik, perlu untuk mempertimbangkan kapabilitas paper handling-nya agar meyesuaikan dengan kebutuhan kantor anda. Dan bahkan memilih paper handling yang lebih besar dari kapasitas pekerjaan anda itu sangat dianjurkan untuk menangani pekerjaan yang mungkin berkembang di kemudian hari. Beberapa printer kantor untuk kategori entry-level biasanya memiliki standart kapasitas input yang kecil, yaitu hanya sebatas 150 halaman, yang mana hal ini terasa sangat kecil untuk perkantoran dan mungkin lebih tepat untuk sebuah grup kerja, bukan kantor. Dan hal yang paling disayangkan adalah printer kantor kategori entry-level ini tidak bisa ditambahkan lagi jumlah input kertasnya.

Untuk kategori mid-range, biasanya memiliki kapasitas input sebanyak 250 halaman dan beberapa printer memiliki slot tambahan sebagai paper-tray untuk menambahkan kapasitas input printer atau jika anda mencetak pada kertas yang memiliki ketebalan yang tinggi.

Fitur automatic duplexing adalah fitur yang penting untuk menjadi salah satu pertimbangan dalam memilih printer kantor. Walaupun menggunakan fitur ini akan memperlambat kecepatan cetak sebuah printer, tetapi penghematan dan keuntungan akan mengalir kedalam kantor anda dikarenakan fitur ini mampu menghemat tinta serta waktu yang ada.

Apakah ada dokumen yang tidak bisa dicetak oleh printer anda? Beberapa printer modern saat ini dapat mencetak berbagai dokumen seperti amplop, label dan juga kartu index. Paper handling yang lurus dan panjang pada printer inkjet dan laser pada umumnya, serta manual slot feed pada beberapa printer kantor lainnya mampu membantu kita dalam mencetak dokumen-dokumen seperti ini.

Advertisements

Tips Memilih Printer Kantor (Bagian 2)

Semua Teknologi Bagus Tergantung Kebutuhan Masing-Masing
Dalam memilih sebuah mesin, termasuk mesin printer seperti ini, tidak bisa diukur berdasarkan teknologi yang digunakan, Karena pada dasarnya berbeda teknologi maka akan berbeda pula kegunaannya. Contohnya adalah kecepatan sebuah printer dalam mencetak juga akan mempengaruhi hasil cetak sebuah printer kantor. Jika kegiatan di kantor anda lebih sering mencetak dengan menggunakan kertas plain paper seperti folio, letter atau a4 dan mungkin kertas-kertas dokumen yang biasa terdapat gambar grafik yang minim, maka printer dengan teknologi laser monokrom atau led printer adalah printer yang sesuai dengan kebutuhan anda. Biaya cetak untuk printer jenis ini merupakan salah satu yang paling murah dari berbagai jenis printer yang tersedia di pasaran saat ini.
Printer dengan teknologi laser berwarna (LED) merupakan perkembangan dari printer laser dengan teknologi monokrom, tetapi perpindahan teknologi ini menyebabkan kecepatan cetak yang menurun, walaupun hasil cetaknya tampak lebih baik. Namun kelemahan printer dengan teknologi ini adalah biaya perawatannya yang rumit dan menghabiskan biaya cukup besar. Maka, mau tidak mau kantor yang menggunakan printer jenis ini harus meminimalisir kesalah dalam mencetak atau mencetak dokumen dalam jumlah yang banyak. Jika hal itu tidak dapat dihindari, maka pihak kantor sendirilah yang akan dirugikan.

Beralih ke printer dengan teknologi inkjet, maka kualitas foto yang menawan adalah salah satu hal yang akan anda dapatkan. Dalam hal kecepatan dan kualitas cetak, maka printer dengan teknologi ini siap bersaing dengan printer teknologi lainnya. Kelebihan lainnya dari printer inkjet ini adalah fleksibilitas media yang dimilikinya. Beberapa model printer inkjet ini juga telah dilengkapi dengan ink-tank, atau kemampuan untuk mencetak langsung pada CD/DVD.

Printer dengan teknologi solid-ink hanya tersedia dengan merek Xerox, dari fuji Xerox Indonesia. Printer jenis ini memiliki teknologi yang unik. Cara mencetaknya yaitu dengan mencampurkan block waxlike dan menyemprotnya dengan cairan semiliquid melalui lubang kecil pada printhead langsung ke kertas yang akan dicetak. Tidak seperti cartridge tinta atau toner, ink block tidak menggunakan platik sebagai wadahnya. Kualitas hasil cetak dari printer solid-ink ini sama seperti printer photo, bahkan lebih bagus daripada hasil foto printer teknologi inkjet. Teknologi printer ini bisa anda pertimbangkan jika anda memiliki kantor yang kecil dan menginginkan kecepatan cetak yang baik seperti printer inkjet serta memiliki hasil yang bagus seperti printer laser atau LED.

Pastikan Printer Dapat Mengakomodasi Pekerjaan Kantor
Berapa banyak hasil cetak yang anda perlukan setiap harinya? Ratusan lembar? Atau ribuan lembar?
Apakah printer tersebut hanya akan anda pakai sendiri atau ada staff lain yang mengoperasikan mesin tersebut?

Berbagai pertanyaan diatas perlu anda jawab sebelum memilih printer kantor yang sesuai untuk usaha anda. Dengan menjawab pertanyaan di atas akan membantu anda terhindar dari keadaan dimana anda tidak dapat bekerja sama sekali. Mengetahui dengan detail setiap kebutuhan akan mampu mendeskripsikan tiap fitur dari printer yang anda beli.

Anda dapat mempertimbangkan memilih printer dengan teknologi laser atau inkjet ketika anda merupakan satu-satunya user yang menggunakan mesin cetak tersebut dan tidak mencetak lebih dari ratusan dokumen tiap harinya. Printer dengan tipe ini memiliki kecepatan cetak yang rendah, dan juga tidak memiliki fitur yang mewah seperti automatic duplexing, namun harganya cukup rendah. Printer pada kategori ini juga biasanya menggunakan koneksi interface USB.

Untuk printer yang digunakan oleh banyak user, menggunakan jaringan Ethernet akan lebih baik karena hal tersebut mendukung fasilitas sharing yang mudah. Anda juga dapat memilih printer yang memiliki fitur wireless agar bisa digunakan oleh banyak orang dalam 1 tim, namun printer seperti itu memiliki kecepatan dan reliabilitas yang cenderung bervariasi.

Cara mudah untuk menentukan berapa banyak volume cetak sebuah printer adalah dengan menanyakan pada diri anda sendiri mengenai kebutuhan cetak anda setiap harinya. Sebagian besar orang akan menjawab “mungkin tidak lebih dari satu kali sehari”. Pahami penggunaan kertas per harinya dan pilih printer yang memiliki standart input yang sama atau bahkan melebihi standart penggunaan keseharian anda. Akan lebih baik jika anda tetap menggunakan printer tersebut dibawah kemampuan volume cetaknya. Ketika anda melakukan hal ini, maka otomatis printer anda akan lebih awet dan tahan lama.

Tips Agar Printer Kantor Anda Awet Dan Hemat Daya

Setiap kantor dan bisnis pasti memiliki asset atau barang-barang inventaris yang digunakan agar aktivitas bekerja jadi lebih lancar. Printer adalah salah satu alat yang digunakan oleh hampir seluruh karyawan dan berfungsi sebagai alat untuk mencetak berbagai jenis dokumen atau arsip-arsip terkait dengan kelancaran bisnis sebuah perusahaan.

Tetapi, bagaimana jika printer tersebut mengalami kendala seperti kerusakan? pastinya Anda akan membutuhkan waktu untuk memperbaiki printer tersebut dan sayangnya hal tersebut pasti akan berdampak pada kelancaran aktivitas bisnis perusahaan Anda.

Sedia payung sebelum hujan. Pepatah tersebut memang benar adanya. Pada dasarnya, mencegah hal-hal buruk terjadi dengan cara mempersiapkan langkah-langkah pencegahan (preventif) yang perlu untuk dilakukan. Terutama mengenai asset inventaris kantor dan bisnis Anda. Sebelum Anda mengeluarkan dana lebih banyak lagi Karena printer kantor anda rusak, maka ada baiknya jika Anda ikuti tips berikut ini untuk mencegah kerusakan yang mungkin saja menimpa anda.

Perhatikan Pemakaian
Banyak orang yang berpikiran bahwa semakin sering printer kantor kita dipakai, maka printer tersebut akan berpeluang rusak lebih besar. Tidak demikian, namun justru sebaliknya! Semakin jarang printer anda dipakai, maka resiko kerusakan yang terjadi akan semakin besar. Kenapa begitu? Karena tinta printer yang jarang anda pakai akan lebih cepat mengering dan menempel pada komponen penting di dalam mesin printer tersebut.

Pengisian Tinta Secepatnya
Lupa atau malas memonitor isi tinta di printer kantor bisa berdampak sangat buruk. Udara dari luar akan bisa masuk ke dalam selang pengisian tinta dan dapat mempengaruhi jalan tinta sehingga membuat tinta tidak dapat mengalir sempurna. Hasil cetak yang didapat dari printer tersebut bisa menjadi masalah karena warna yang dihasilkan tidak terlalu terang/gelap dan hasil kualitas cetak secara keseluruhan akan jauh berkurang.

Jangan pernah biarkan tinta printer Anda sampai kosong, tidak tersisa atau bahkan benar-benar habis. Segera ganti tinta printer tersebut dengan yang baru jika Anda melihat hasil cetakan sudah tidak lagi maksimal.

Matikan Printer Dengan Benar
Kesalahan terbesar dalam mematikan sebuah printer adalah dnegan langsung mencabut kabel tenaga. Hal tersebut sangat fatal dan dapat membuat head printer menjadi mudah rusak dan tidak dapat melakukan pembersihan secara menyeluruh. Tekan tombol power (on / off) adalah langkah tepat yang harus dijalankan dalam mematikan printer kantor Anda. Jika Anda mematikan printer dengan baik dan benar, maka printer memiliki kesempatan untuk membersihkan head printer dari sisa-sisa tinta yang ada.

Menjaga Kebersihan Printer
Tidak hanya bagian dalam dari printer yang harus Anda perhatikan. Namun juga kebersihan bagian luar printer juga harus dijaga. Printer adalah mesin cetak yang sensitif terhadap kotoran atau bedan-benda asing yang secara tidak sengaja masuk ke dalam mesin tersebut.

Printer sebaliknya selalu ditutup atau dibungkus rapih jika sudah selesai digunakan. Hal ini berguna agar mencegah masuknya debu-debu atau kotoran-kotoran. Paper jam atau kertas macet dapat terjadi karena masuknya benda asing ke dalam bagian area kertas.

Nah, sekilas tips di atas merupakan hal sederhana yang dapat Anda lakukan untuk menjaga printer tetap “sehat”. Masih banyak lagi tips-tips yang berguna dan dianjurkan untuk merawat printer, seperti tidak meletakkan kertas terlalu lama di dalam tray printer karena hal tersebut akan menyebabkan debu menumpuk di dalam area kertas dan dapat berpengaruh pada mesin printer tersebut. Jangan lupa untuk membeli printer kantor dari distributor printer terpercaya seperti astra graphia. Printer Aman Kerja pun Nyaman!

Cara Memilih Printer Yang Tepat Untuk Kantor

Dalam memilih printer yang tepat untuk kantor memang gampang-gampang susah, karena di pasaran saat ini tersedia beragam merk dan jenis printer dengan teknologi dan fungsi yang macam-macam. Bahkan saat ini sudah banyak tersedia printer multifungsi yang bisa menjadi alternatif dalam mencetak. Keberadaan printer tidak bisa dipandang sebelah mata, bahkan printer seakan sudah menjadi kebutuhan utama pendukung kegiatan dan aktivitas sehari-hari di kantor. Tetapi selain mendukung kegiatan kita di kantor, printer juga sering menjadi kendala dan menghambat pekerjaan kita karena printer yang dipakai sering bermasalah dan tidak bisa digunakan untuk mencetak. Sudah menjadi lagu lama jika printer sering bermasalah, tidak bisa mencetak karena error serta tinta printer yang tidak keluar.

Banyak perusahaan saat ini lebih memilih printer laser untuk keperluan cetak-mencetak di kantor. Selain karena memiliki hasil cetak yang lebih baik, printer laser juga dapat digunakan untuk mencetak pada paper plate, transparansi, kertas foto, label, stiker dan juga pada media lainnya. Nah, untuk lebih jelasnya mari kita simak tips dalam memilih printer laser untuk keperluan kantor berikut ini:

Jika kebutuhan kantor anda hanya untuk cetak-mencetak dokumen yang berwarna hitam-putih, maka memilih printer laser merupakan pilihan yang sangat tepat bagi anda. Karena walaupun printer laser cenderung mahal harganya, tetapi printer jenis ini memiliki nilai perawatan yang sangat minim.

Tentukan juga rata-rata pemakaian printer kantor untuk urusan mencetak. Hal ini dilakukan untuk memperkirakan kapasitas toner yang akan digunakan, karena hal tersebut pastinya mempengaruhi jumlah cetak yang akan dihasilkan. Jadi jangan sampai anda kehabisan toner ketika sedang dalam keadaan urgent dan sedang dalam kondisi mencetak.

Hal yang tidak kalah penting yang perlu diperhatikan adalah fitur-fitur yang dimiliki printer kantor yang akan anda beli. Saat ini sudah banyak beredar printer laser dengan fitur-fitur yang lengkap untuk menunjang kebutuhan kantor anda, misalnya printer kantor yang dilengkapi dengan scanner, fotokopi dan juga fax.

Yang terakhir adalah testimoni serta harga yang ditawarkan. Tujuan testimoni adalah untuk mencari informasi sedetail mungkin tentang keunggulan dan kekurangan printer kantor yang akan anda beli. Biasanya ulasan tersebut kita dapatkan dari testimoni orang-orang yang sudah pernah menggunakan atau membeli printer tersebut. Untuk harga, anda dapat melakukan perbandingan dari beberapa toko online maupun offline yang ada, sehingga anda bisa mendapatkan harga yang paling murah untuk printer tersebut, karena memang biasanya printer laser memilliki harga di atas harga printer inkjet biasa.

Hal-hal tersebut di atas adalah rincian hal yang harus diperhatikan ketika memilih printer kantor yang tepat untuk anda. Jika anda sedang berniat membeli printer untuk kantor anda, maka document solution adalah solusi yang tepat untuk anda.