Mengelola Dokumen di Jaman yang Serba Digital

10122223_ML02A

Mengubah dokumen menjadi digital dan mengelolanya secara elektronis tidak hanya menghemat waktu dan biaya, tetapi juga meningkatkan produktivitas di tempat kerja. Digitalisasi dokumen memungkinkan berbagi dokumen dan berkolaborasi antar karyawan dengan lebih mudah, lebih cepat, dan murah.

Saat ini, banyak cara untuk membuat dokumen analog menjadi digital. Untuk melakukan hal tersebut, Anda membutuhkan perangkat, baik keras maupun lunak. Berikut beberapa hal yang harus Anda siapkan untuk mendigitalisasi dokumen analog Anda.

Scanner

Akan dismpan dalam format apapun dokumen Anda, baik teks maupun image, Anda membutuhkan sebuah scanner untuk memprosesnya. Jika dokumen Anda relative sedikit, scanner atau alat kantor multifungsi mungkin bisa jadi pilihan. Memang prosesnya relatif lambat, tetapi pada beberapa produk yang canggih, proses scanning bisa secara otomatis menghandle dokumen multi-halaman secara otomatis. Bahkan beberapa model bisa melakukan scan bolak-balik hingga 160 halaman per menit.

Software OCR

Setiap mesin scan biasanya sudah disertakan software Optical Character Recognition (OCR) yang dapat diinstall ke PC Anda, namun jika belum ada, Anda bisa membeli software ini secara terpisah. OCR berfungsi mengubah output hasil scan menjadi format yang dapat diedit kembali dengan suatu aplikasi komputer, seperti Microsoft Word.

Web OCR

Untuk proyek-proyek atau dokumen berskala kecil, sekarang sudah ada layanan OCR online. Situs-situs seperti http://www.free-ocr.com, http://www.newocr.com, and http://www.ocronline.com bisa Anda coba. Anda harus scan dulu dokumen fisik dan simpan file originalnya ke PC, setelah itu baru diupload ke Website.

Fuji Xerox ApeosPort V

Fuji Xerox menghadirkan perangkat multifungsi yang bisa mendukung proses digitalisasi dokumen analog Anda. ApeosPort V telah dilengkapi pemindai berkecepatan tinggi dengan fitur pindai dua sisi sekaligus dalam sekali lewat, kecepatan maksimum 160 halaman per menit untuk dokumen warna atau mono. Perangkat ini juga sudah menyertakan software OCR sehingga Anda bisa mengedit dokumen hasil scan dengan mudah.

Advertisements
This entry was posted in Profesi, teknologi, Tips Kantor by Astragraphia Document Solution. Bookmark the permalink.

About Astragraphia Document Solution

Astragraphia mengawali perjalanan bisnis pada tahun 1971 sebagai Divisi Xerox di PT Astra Internasional yang kemudian dipisahkan menjadi badan hukum sendiri pada tahun 1975. Pada tanggal 22 April 1976 Astragraphia ditunjuk secara langsung sebagai distributor ekslusif dari Fuji Xerox Co. Ltd. Jepang untuk seluruh Indonesia dengan ruang lingkup usaha sebagai penyedia perangkat perkantoran. Tahun 1989 Astragraphia mencatatkan sahamnya di Bursa Efek Indonesia (dahulu Bursa Efek Jakarta dan Bursa Efek Surabaya) dengan simbol saham ASGR. Per tanggal 31 Desember 2009, 76,87% saham Astragraphia dimiliki oleh PT Astra International Tbk, dan sisanya dimiliki oleh publik. Sejalan dengan tuntutan kebutuhan pelanggan yang dinamis dan perkembangan teknologi khususnya teknologi informasi dan komunikasi, sejak tahun 1990-an Astragraphia mulai merintis transformasi bisnis menjadi penyedia solusi teknologi informasi. Sejak tahun 2008 manajemen telah memantapkan ruang lingkup usaha Astragraphia sebagai penyedia bisnis berbasis teknologi informasi & komunikasi atau yang dikenal dengan sebutan ICT (Information & Communication Technology). Kantor pusat Astragraphia terletak di Jalan Kramat Raya 43, Jakarta 10450, dan memiliki 92 titik layan di 32 kantor cabang yang tersebar di seluruh Indonesia.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out /  Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out /  Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out /  Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out /  Change )

Connecting to %s